POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

4. Qué datos recolectamos y por qué canal

4.1. Inventario

Este inventario corresponde a lo que los sitios y los canales del Responsable efectivamente recogen. Los datos propios de Hoggi se describen en su política específica (sección 9).

4.2. Datos sensibles y de menores

Agilissa no recolecta datos sensibles a través de su sitio web. En los procesos de selección puede requerir información que la normativa considera sensible; en ese caso se solicita autorización específica, se informa que el Titular no está obligado a suministrarla y se explica cuál es la finalidad. El único dato sensible que trata Hoggi es el perfil de alergias, con las reglas de su política específica.

4.3. Lo que no hacemos

No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales para que terceros los usen con fines propios. No usamos datos sensibles con fines comerciales, de segmentación ni de perfilamiento.

5. Finalidades del tratamiento

El Responsable trata los datos personales para:

1. Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos.
2. Elaborar cotizaciones y propuestas comerciales, y agendar el Diagnóstico ASI-360.
3. Ejecutar, administrar y hacer seguimiento a los contratos de prestación de servicios.
4. Dar acceso al Portal de Clientes y prestar los servicios asociados.
5. Adelantar procesos de selección, vinculación y administración de personal, incluida la verificación de requisitos (sección 8).
6. Enviar comunicaciones comerciales, boletines e invitaciones a eventos, cuando exista autorización para ello.
7. Comunicarse por WhatsApp para atender las consultas que el Titular inicie y enviar mensajes operativos autorizados.
8. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de seguridad y salud en el trabajo.
9. Proteger los sitios y las plataformas contra el fraude y el acceso no autorizado.
10. Elaborar estadísticas internas y medir el desempeño de los canales digitales, de forma agregada.
11. Atender requerimientos de autoridades administrativas y judiciales.

Los datos no se utilizan para finalidades distintas de las aquí enunciadas o de las informadas en una política específica sin obtener una nueva autorización del Titular.

6. Autorización

La autorización se obtiene por medios que permiten su consulta posterior, según el canal:

• Formularios del sitio: mediante una casilla de verificación que el usuario debe marcar de manera activa, con enlace a esta política. La casilla no viene marcada por defecto.
• Analítica y cookies: mediante el banner de consentimiento previo. Ninguna herramienta de medición se activa antes de que el usuario autorice.
• WhatsApp: cuando el Titular inicia la conversación o acepta expresamente recibir mensajes operativos.
• Relación contractual: mediante la cláusula correspondiente en el contrato de servicios o de trabajo.
• Datos sensibles: mediante una autorización expresa y separada de las demás, que informa que su entrega es facultativa.

El Responsable conserva la evidencia de cada autorización, con la fecha y el canal por el que se otorgó.

7. Datos de niñas, niños y adolescentes

7.1. El sitio no está dirigido a menores de edad y el Responsable no recolecta deliberadamente sus datos. El Tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes solo procede cuando responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013).

7.2. El único caso en que una unidad de negocio puede tratar datos de un menor es el perfil de alergias de Hoggi, para protegerlo durante el servicio, con declaración expresa de su representante legal y con las demás reglas de la política específica de Hoggi.

8. Gestión humana e integración con TalentOS

8.1. Qué es

TalentOS es el sistema de gestión humana que el Responsable usa para todas sus unidades de negocio: selección, vinculación, verificación de requisitos y administración del personal. Permite que la información del personal se administre en un solo lugar y que no existan copias duplicadas de los expedientes.

8.2. Uso interno

Como TalentOS y las demás plataformas del Responsable (entre ellas Hoggi y el Portal de Clientes Sicomoro) pertenecen a la misma persona jurídica, el intercambio de información entre ellas es un uso interno dentro del mismo Responsable, para las finalidades informadas en esta política y en las políticas específicas; no es una transferencia ni una transmisión a un tercero. Los proveedores que alojan TalentOS actúan como Encargados (sección 11).

8.3. Qué datos trata y cuáles nunca

8.3.1. TalentOS trata los datos de candidatos y trabajadores necesarios para la selección, la vinculación y la administración de la relación laboral. La consulta de antecedentes requiere la autorización previa, expresa y separada del Titular, indicando cada fuente que se consultará y para qué; una anotación no produce un rechazo automático.

8.3.2. Los datos de los clientes, de los contactos comerciales, de los usuarios del Portal de Clientes y de los clientes y residentes de Hoggi nunca se envían a TalentOS. Las integraciones de TalentOS con otras plataformas del Responsable solo intercambian las categorías que la política específica correspondiente enumere; para Hoggi, las de su sección 8.3. En esas integraciones no circulan direcciones de domicilio, salarios ni datos de salud.

8.4. Cómo se protege

Las integraciones se comunican de servidor a servidor por un canal cifrado; cada mensaje va firmado (HMAC-SHA256) con fecha y hora y un identificador único; las claves se guardan como secretos y se rotan; la cola de mensajes salientes guarda solo una huella digital y no el contenido; y cada integración tiene un interruptor de apagado que permanece apagado hasta que la política aplicable esté vigente.

8.5. Decisiones humanas y uso de inteligencia artificial

8.5.1. La decisión de vincular, habilitar, suspender o retirar a una persona la toma siempre una persona, se motiva por escrito y puede ser revisada por una persona distinta de quien la decidió.

8.5.2. TalentOS puede tratar con herramientas de inteligencia artificial los datos de candidatos y trabajadores, por ejemplo para apoyar la verificación de requisitos o como asistente en la selección, con estas reglas:

1. Los datos nunca se usan para entrenar ni ajustar modelos de inteligencia artificial.
2. Solo se usan proveedores cuyas condiciones excluyan el entrenamiento con los datos del cliente y su conservación.
3. Se envía solo el mínimo de datos necesario para la tarea.
4. Nunca se envían datos de salud.

8.5.3. Esos proveedores actúan como Encargados del Responsable y tratan los datos en el exterior, por lo que este tratamiento es una transmisión internacional de datos (sección 11).

8.6. Conservación

Los registros técnicos y la cola de mensajes de las integraciones de TalentOS se conservan un (1) año; los registros de auditoría de las acciones del personal, cinco (5) años (sección 18).

9. Políticas específicas por unidad de negocio: Hoggi

9.1. Hoggi, la unidad de negocio de servicios de cuidado del hogar, trata datos con finalidades y canales propios: cuentas y reservas de clientes, pagos y facturación, el perfil de alergias (dato sensible, con autorización separada), la ubicación de la profesional solo desde que marca que va en camino hasta que termina el servicio (los puntos se borran a los treinta (30) días, salvo disputa abierta), y los datos de las profesionales de campo y de su personal interno.

9.2. Esos tratamientos se rigen por la Política de Tratamiento de Datos Personales de Hoggi (Anexo B), publicada en hoggi.co/legal/privacidad y en www.agilissa.com.co/hoggi-politica-de-tratamiento-de-datos, que desarrolla esta política general conforme a la sección 1.3.

10. Cookies y analítica

El sitio utiliza cookies propias y de terceros. Las cookies necesarias para el funcionamiento del sitio se instalan sin requerir autorización. Las cookies de análisis y de medición solo se instalan si el usuario las autoriza expresamente en el banner de consentimiento, y pueden revocarse en cualquier momento desde el mismo banner o desde la configuración del navegador. El detalle está en la Política de Cookies. La plataforma Hoggi tiene su propio aviso de cookies, descrito en la sección 10 de su política específica.

11. Proveedores que tratan datos por cuenta del Responsable

11.1. Transmisiones y transferencias

Para operar, el Responsable se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta (Encargados). Cada uno accede solo a los datos que necesita para su función. Varios de ellos alojan o procesan los datos fuera de Colombia. A la fecha de esta política:

Los proveedores propios de Hoggi (entre ellos los de base de datos, servidores, correo transaccional, analítica de producto, monitoreo de errores, direcciones, pagos y facturación electrónica) se detallan en la sección 11 de su política específica.

11.2. Fundamento

11.2.1. Con cada Encargado existe, o se suscribirá antes de publicar esta versión, un contrato de transmisión o las condiciones de tratamiento de datos del proveedor, que le obligan a tratar los datos solo según las instrucciones del Responsable, guardar confidencialidad, aplicar medidas de seguridad y devolver o suprimir los datos al terminar la relación (artículo 25 del Decreto 1377 de 2013).

11.2.2. La transmisión internacional a un Encargado, cuando existe ese contrato, no requiere informar al Titular ni contar con su consentimiento adicional (artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013). Para los demás casos de transferencia internacional se aplica el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: se realiza hacia países con nivel adecuado de protección según la SIC, o con su autorización expresa e inequívoca, que usted otorga al aceptar esta política, o bajo las demás excepciones legales.

11.2.3. El Responsable sigue siendo responsable frente a usted sin importar dónde estén alojados los datos. Usted puede ejercer todos sus derechos ante el Responsable.

11.2.4. Los países de destino de estos tratamientos son los indicados en la tabla de la sección 11.1 y, según el proveedor, incluyen Brasil, Estados Unidos y países de la Unión Europea. La transmisión a un Encargado se rige por el contrato descrito en 11.2.1; cualquier transferencia a un tercero que sea responsable por su cuenta se somete al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

11.3. Otros destinatarios

1. Autoridades administrativas y judiciales, cuando lo requieran en ejercicio de sus funciones.
2. Asesores externos (contables, legales, de auditoría), bajo deber de confidencialidad.
3. Los clientes del servicio de facility management reciben de los trabajadores asignados a su sede solo los datos necesarios para la operación (por ejemplo, nombre y cargo), nunca sus antecedentes, datos de salud ni datos bancarios.

12. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o su tratamiento no esté autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos los pueden ejercer el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

13. Área responsable de la atención de consultas y reclamos

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales, y ante la cual usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar la autorización, es:

Este canal atiende a todos los Titulares de todas las unidades de negocio: clientes, residentes, profesionales, trabajadores, candidatos, personal interno, proveedores y visitantes. Las solicitudes sobre datos personales se registran y responden con los plazos propios de la Ley 1581 de 2012, distintos de los de una queja comercial.

14. Procedimiento para ejercer sus derechos

14.1. Consultas

Para conocer sus datos, envíe su solicitud por cualquiera de los canales de la sección 13, indicando su nombre, documento de identidad, un medio de contacto y lo que solicita. Responderemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Si no fuera posible, le informaremos antes del vencimiento los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

14.2. Reclamos

Si considera que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que hemos incumplido un deber legal, presente un reclamo por los canales de la sección 13, con su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que quiera hacer valer. El trámite es el del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

1. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entenderá que desistió.
2. Si quien lo recibe no es competente, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y se lo informará.
3. Recibido el reclamo completo, en un máximo de dos (2) días hábiles se marcará en la base de datos con la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, hasta que se decida.
4. Responderemos en un máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuera posible, le informaremos antes del vencimiento los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

14.3. Revocatoria y supresión

1. Puede revocar la autorización total o parcialmente. Por ejemplo, puede retirar la autorización de mensajes comerciales o la de un dato sensible y conservar las demás.
2. La revocatoria de finalidades opcionales y de datos sensibles tiene efecto inmediato y no afecta el servicio.
3. Si revoca la autorización para las finalidades necesarias para prestar un servicio, no será posible seguir prestándolo y, cuando exista una cuenta, se cerrará.
4. La supresión no procede mientras exista un deber legal o contractual de conservar el dato (por ejemplo, facturas, contabilidad, prueba de la relación de consumo, reclamaciones en curso o requerimientos de autoridad). En ese caso el dato se bloquea para cualquier otro uso, y cuando la supresión procede, los datos se suprimen o se anonimizan de forma irreversible.

14.4. Prueba de la autorización

Puede pedir copia de la autorización que otorgó. Le entregaremos el texto que aceptó, con la fecha y el canal de la aceptación y, en las plataformas que lo registran, la huella digital del texto y la hora exacta.

15. Seguridad de la información

15.1. El Responsable adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre ellas: cifrado de las comunicaciones mediante HTTPS, control de acceso por roles en el Portal de Clientes y en los paneles internos, autenticación sin contraseñas mediante enlace único de un solo uso, aislamiento de la información entre clientes, comunicación firmada entre sistemas internos (sección 8.4), y acuerdos de confidencialidad con el personal y con los encargados del tratamiento.

15.2. Ningún sistema es invulnerable. Ante un incidente de seguridad, el Responsable lo contendrá, evaluará su alcance, lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección e informará a los Titulares afectados cuando el incidente represente un riesgo para sus derechos.

16. Deberes del Responsable y Registro Nacional de Bases de Datos

16.1. El Responsable cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y exige a sus Encargados los del artículo 18.

16.2. Cuando los activos totales del Responsable superen 100.000 UVT, sus bases de datos se inscribirán en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC.

17. Cambios a esta política

17.1. El Responsable puede modificar esta política. Cada versión se publica con su número y fecha de entrada en vigencia, y la versión vigente es siempre la publicada en www.agilissa.com.co/politica-de-tratamiento-de-datos. Las versiones anteriores se conservan y pueden solicitarse por los canales de la sección 13.

17.2. Cualquier cambio sustancial, en especial los que afectan la identificación del Responsable, las finalidades o los destinatarios de los datos, se comunicará a través del sitio web con al menos diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. Cuando el cambio requiera una nueva autorización, se solicitará antes de aplicarlo.

18. Vigencia

18.1. Esta versión 2.0 entra en vigencia el 5 de octubre de 2026 y reemplaza a la versión 1.0, vigente desde el 31 de julio de 2026.

18.2. Los datos personales se conservan mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y mientras exista un deber legal o contractual de conservarlos. En particular:

18.3. Cumplida la finalidad y vencido el término legal, los datos se suprimen o se anonimizan de forma irreversible.

Anexo A · Aviso de privacidad (versión corta)

SOLUCIONES FACILITTY COLOMBIA S.A.S. — NIT 901.252.413-8, con domicilio en la Carrera 7 # 156-10, Oficina 1907, Torre Kristal, Bogotá D.C., que actúa a través de sus marcas Agilissa y Hoggi, es responsable del tratamiento de sus datos personales. Los utilizamos para atender su solicitud, elaborar propuestas comerciales, prestar los servicios contratados, adelantar procesos de selección y enviarle comunicaciones cuando usted lo autorice. Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar la autorización, escribiendo a info@agilissa.com.co (área de Protección de Datos Personales, lunes a viernes de 8:00 a 17:00). Consulte la política completa en www.agilissa.com.co/politica-de-tratamiento-de-datos.

Anexo B · Política específica de Hoggi

La Política de Tratamiento de Datos Personales de Hoggi desarrolla esta política general para los servicios de cuidado del hogar. Consúltela en hoggi.co/legal/privacidad o en www.agilissa.com.co/hoggi-politica-de-tratamiento-de-datos.

Versión 2.0 · Vigente desde el 5 de octubre de 2026 · Responsable: SOLUCIONES FACILITTY COLOMBIA S.A.S., NIT 901.252.413-8