POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE HOGGI

4. Datos sensibles: perfil de alergias

4.1. El perfil de alergias de usted o de los residentes del inmueble es un dato relativo a la salud y, por lo tanto, un dato sensible (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012).

4.2. Usted no está obligado a autorizar su tratamiento. Ninguna actividad de Hoggi se condiciona a que lo suministre. Si no lo suministra, la profesional prestará el servicio sin información sobre restricciones alimentarias o sensibilidades a productos.

4.3. El perfil de alergias no se pide en el registro. Se pide solo cuando usted lo diligencia en su perfil o dentro del servicio en que es útil (preparación de alimentos o limpieza con productos), y se recolecta con una autorización expresa, separada de las demás, cuyo texto le informa de forma previa y explícita que se trata de un dato sensible y que su entrega es facultativa (artículo 6 del Decreto 1377 de 2013).

4.4. Se usa únicamente para prevenir una exposición durante el servicio, instruir a la profesional asignada a esa reserva y atender una emergencia. Solo lo consultan la profesional asignada a la reserva en curso y el personal de Hoggi que deba atender un incidente.

4.5. Puede revocar esta autorización en cualquier momento, de forma independiente de las demás. Revocada, el dato se suprime, salvo que deba conservarse para atender un incidente ya reportado o un requerimiento de autoridad.

4.6. Cuando usted declara el perfil de alergias de otra persona, manifiesta que está facultado para hacerlo y se obliga a informarle cómo se tratará su dato.

4.7. Fuera del perfil de alergias, Hoggi no solicita datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, vida sexual ni datos biométricos. Si alguien los incluye en un campo de texto libre, no se usan y se suprimen.

5. Ubicación de la profesional durante el servicio

5.1. La ubicación se registra únicamente desde que la profesional marca que va en camino hacia el servicio hasta que el servicio termina (visita activa). En ese lapso, la aplicación de la profesional puede enviar su ubicación con una frecuencia máxima de un punto cada diez (10) segundos. Esta ubicación se usa para mostrarle al cliente que la profesional va en camino y su tiempo estimado de llegada, confirmar la llegada y la salida del inmueble, detectar inasistencias y sustentar la atención de reclamos.

5.2. No se registra la ubicación de la profesional antes de que marque que va en camino, después de terminar el servicio ni fuera de una visita activa, ni se usa para evaluar su comportamiento fuera del servicio.

5.3. Los puntos de ubicación se borran de forma definitiva a los treinta (30) días contados desde su registro, salvo los de una reserva con un incidente o una solicitud de reembolso abierta, que se conservan hasta que se resuelva. El registro de llegada y salida que hace parte de la reserva se conserva con ella.

6. Datos de niñas, niños y adolescentes

6.1. El Tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes está prohibido, salvo los de naturaleza pública, y solo procede cuando responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013).

6.2. Las cuentas de Hoggi solo pueden ser creadas por personas mayores de edad, que lo declaran expresamente al registrarse.

6.3. El único lugar donde Hoggi puede tratar datos de un menor es el perfil de alergias, para protegerlo durante el servicio. En ese caso: el nombre del menor no es obligatorio; se exige una declaración expresa de que quien lo registra es su representante legal, que queda registrada con fecha y hora; y el dato nunca se usa para finalidades opcionales.

7. Datos de las profesionales de campo

7.1. Naturaleza de la relación

Las profesionales que prestan los servicios están vinculadas laboralmente con el Responsable. Sus datos son datos de trabajadoras y se tratan también para administrar la relación laboral. La relación de selección y contratación se administra en el sistema de gestión humana del grupo (sección 8).

7.2. Datos que tratamos y para qué

7.3. Verificación de requisitos y antecedentes por gestión humana

7.3.1. Antes de habilitar a una profesional, el área de gestión humana del Responsable verifica su identidad, su afiliación a la seguridad social, sus certificaciones y referencias, y sus antecedentes, porque la profesional ingresa a hogares de terceros.

7.3.2. La consulta de antecedentes requiere la autorización previa, expresa y separada de la profesional, que se le solicita indicando cada fuente que se consultará y para qué. Puede negarse; en ese caso no es posible habilitarla para ingresar a hogares.

7.3.3. Los antecedentes se usan exclusivamente para decidir sobre la habilitación. No se comparten con los clientes, que solo conocen que la verificación fue superada, y no se publican en el perfil.

7.3.4. Una anotación no produce un rechazo automático. Se valora su pertinencia frente al servicio, se le da a la profesional la oportunidad de explicar y aportar documentos, y la decisión se motiva por escrito.

7.3.5. La plataforma Hoggi no conserva copias de certificados de antecedentes. Solo conserva el resultado de la verificación, la fecha, quién la hizo, su vigencia y la referencia al expediente de gestión humana. La verificación tiene una vigencia de doce (12) meses, vencida la cual se repite.

7.4. Decisiones que afectan a la profesional

La plataforma usa reglas automáticas para asignar servicios y ordenar la disponibilidad. Toda suspensión o retiro de la habilitación la decide una persona, se motiva por escrito y puede ser objeto de revisión por una persona distinta de quien la decidió.

8. Integración con TalentOS, el sistema de gestión humana del grupo

8.1. Qué es y por qué existe

TalentOS es el sistema de gestión humana que el Responsable usa para todas sus unidades de negocio: selección, vinculación, verificación de requisitos y administración del personal. Hoggi se integra con TalentOS para que la información de su personal se administre en un solo lugar y no existan copias duplicadas de los expedientes.

Como TalentOS y Hoggi pertenecen al mismo Responsable, este intercambio es un uso interno de la información dentro de la misma persona jurídica, para las finalidades informadas en esta política; no es una transferencia ni una transmisión a un tercero.

8.2. A quién se refiere

La integración solo trata datos de:

1. Personal interno de Hoggi: las personas del equipo que operan el panel de administración.
2. Profesionales de campo y personas en proceso de selección para serlo.

Los datos de los clientes y de los residentes de los inmuebles no se comparten con TalentOS. Esto incluye sus nombres, direcciones, datos de contacto, perfiles de alergias, pagos y reservas.

Tampoco circulan por la integración, respecto de ninguna persona, direcciones de domicilio, salarios ni datos de salud.

8.3. Qué datos circulan

Solo circulan las categorías de esta tabla. Agregar cualquier otra categoría exige publicar antes una nueva versión de esta política.

Cuando una persona queda suspendida o retirada en TalentOS, Hoggi suspende o cierra su acceso y deja de asignarle servicios.

8.4. Cómo se protege

1. La comunicación es directa entre los servidores de ambos sistemas (servidor a servidor), por un canal cifrado. Ningún navegador ni dispositivo participa en ella.
2. Cada mensaje va firmado con una firma criptográfica (HMAC-SHA256) calculada con una clave secreta que solo conocen los dos sistemas, junto con la fecha y hora del envío. El sistema que lo recibe verifica la firma y la hora, y rechaza los mensajes alterados o fuera del margen de tiempo permitido.
3. Las claves se guardan como secretos de configuración, nunca en el código, y se rotan periódicamente sin interrumpir el servicio.
4. Cada mensaje lleva un identificador único: si llega repetido, se aplica una sola vez.
5. La integración tiene un interruptor de apagado. Permanece apagada hasta que esta versión de la política esté aprobada y vigente, y puede apagarse en cualquier momento.
6. La cola de mensajes salientes guarda solo una huella digital (hash) de cada mensaje, no su contenido.
7. Cada sistema solo puede leer o escribir los datos estrictamente necesarios para esta integración, y cada intercambio queda registrado con fecha, hora y un identificador de trazabilidad, sin copiar los datos personales en el registro.

8.5. Cuánto tiempo se conservan

8.6. Decisiones humanas y uso de inteligencia artificial

8.6.1. La decisión de vincular, habilitar, suspender o retirar a una persona la toma siempre una persona.

8.6.2. TalentOS puede tratar con herramientas de inteligencia artificial los datos del personal interno y de las profesionales que recibe por esta integración, por ejemplo para apoyar la verificación de requisitos y antecedentes o como asistente en la selección. Ese tratamiento se sujeta a estas reglas:

1. Los datos nunca se usan para entrenar ni ajustar modelos de inteligencia artificial.
2. Solo se usan proveedores cuyas condiciones excluyan el entrenamiento con los datos del cliente y su conservación.
3. Se envía solo el mínimo de datos necesario para la tarea.
4. Nunca se envían datos de salud.

8.6.3. Esos proveedores actúan como Encargados del Responsable y tratan los datos en el exterior, por lo que este tratamiento es una transmisión internacional de datos (sección 11). Hoy estos datos no pasan por herramientas de inteligencia artificial. Si llegaran a hacerlo, solo sería a través de Vercel AI Gateway, con retención cero de datos (ZDR) y sin entrenamiento, y el proveedor de modelos por defecto es Anthropic PBC (Estados Unidos). La infraestructura de TalentOS está en Oregón, Estados Unidos (Vercel, región pdx1; Supabase, región us-west-2): por eso este tratamiento, y el alojamiento de TalentOS por Encargados, implican una transmisión internacional de datos a Estados Unidos (sección 11).

9. Datos del personal interno

Los datos del personal interno (nombre, correo corporativo, cargo, permisos y registro de las acciones realizadas en el panel) se tratan para darle acceso a las herramientas que su cargo requiere, aplicar el principio de mínimo privilegio, auditar las acciones sobre datos de clientes y profesionales, y administrar la relación laboral. Las acciones sensibles del panel (por ejemplo, ver datos de clientes, resolver reembolsos o cambiar la habilitación de una profesional) quedan registradas con quién las hizo y cuándo.

10. Cookies y analítica

10.1. El sitio usa cookies necesarias para funcionar: sesión, seguridad y el registro de su elección sobre cookies. No requieren autorización porque sin ellas el sitio no funciona.

10.2. La analítica de producto (Mixpanel) solo se activa si usted la acepta en el aviso de cookies. Está desactivada por defecto. Cuando está activa, Mixpanel recibe un identificador seudónimo y eventos de uso, sin su correo, nombre ni teléfono, y sin geolocalización por dirección IP.

10.3. Su elección se guarda por ciento ochenta (180) días y está atada a la versión de esta política. Cuando se publica una versión nueva, la analítica vuelve a quedar desactivada hasta que usted decida de nuevo. Puede cambiar su elección cuando quiera desde "Preferencias de cookies", al pie de cada página.

10.4. Para diagnosticar errores, la plataforma usa un servicio de monitoreo (Sentry) que recibe un identificador seudónimo y la información técnica del error. Las grabaciones de sesión para diagnóstico ocultan todo el texto, los campos de formulario y las imágenes.

11. Proveedores que tratan datos por cuenta del Responsable

11.1. Transmisiones y transferencias

Para operar, el Responsable se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta (Encargados). Cada uno accede solo a los datos que necesita para su función. Varios de ellos alojan o procesan los datos fuera de Colombia.

11.2. Fundamento

11.2.1. Con cada Encargado existe, o se suscribirá antes de publicar esta versión, un contrato de transmisión o las condiciones de tratamiento de datos del proveedor, que le obligan a tratar los datos solo según las instrucciones del Responsable, guardar confidencialidad, aplicar medidas de seguridad y devolver o suprimir los datos al terminar la relación (artículo 25 del Decreto 1377 de 2013).

11.2.2. La transmisión internacional a un Encargado, cuando existe ese contrato, no requiere informar al Titular ni contar con su consentimiento adicional (artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013). Para los demás casos de transferencia internacional se aplica el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: se realiza hacia países con nivel adecuado de protección según la SIC, o con su autorización expresa e inequívoca, que usted otorga al aceptar esta política, o bajo las demás excepciones legales.

11.2.3. El Responsable sigue siendo responsable frente a usted sin importar dónde estén alojados los datos. Usted puede ejercer todos sus derechos ante el Responsable.

11.2.4. Los países de destino de estos tratamientos son los indicados en la tabla de la sección 11.1 y, según el proveedor, incluyen Brasil, Estados Unidos y países de la Unión Europea. La transmisión a un Encargado se rige por el contrato descrito en 11.2.1; cualquier transferencia a un tercero que sea responsable por su cuenta se somete al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

11.3. Otros destinatarios

1. La profesional asignada recibe solo lo necesario para prestar el servicio: su nombre, la dirección e indicaciones de acceso, el alcance del servicio, las autorizaciones operativas y, si usted lo autorizó, el perfil de alergias.
2. El cliente recibe de la profesional asignada su nombre, fotografía, calificación y, durante la visita activa, su ubicación. Nunca sus antecedentes, sus certificados ni sus datos bancarios.
3. Autoridades administrativas y judiciales, cuando lo requieran en ejercicio de sus funciones.
4. Asesores externos (contables, legales, de auditoría), bajo deber de confidencialidad.

12. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o su tratamiento no esté autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos los pueden ejercer el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

13. Área responsable de la atención de consultas y reclamos

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales, y ante la cual usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar la autorización, es:

Este canal atiende a todos los Titulares de todas las unidades de negocio: clientes, residentes, profesionales, trabajadores, candidatos, personal interno, proveedores y visitantes. Las solicitudes sobre datos personales se registran y responden con los plazos propios de la Ley 1581 de 2012, distintos de los de una queja comercial.

14. Procedimiento para ejercer sus derechos

14.1. Consultas

Para conocer sus datos, envíe su solicitud por cualquiera de los canales de la sección 13, indicando su nombre, documento de identidad, un medio de contacto y lo que solicita. Responderemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Si no fuera posible, le informaremos antes del vencimiento los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

14.2. Reclamos

Si considera que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que hemos incumplido un deber legal, presente un reclamo por los canales de la sección 13, con su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que quiera hacer valer. El trámite es el del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

1. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entenderá que desistió.
2. Si quien lo recibe no es competente, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y se lo informará.
3. Recibido el reclamo completo, en un máximo de dos (2) días hábiles se marcará en la base de datos con la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, hasta que se decida.
4. Responderemos en un máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuera posible, le informaremos antes del vencimiento los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

14.3. Revocatoria y supresión

1. Puede revocar la autorización total o parcialmente. Por ejemplo, puede retirar la autorización de mensajes comerciales o la de un dato sensible y conservar las demás.
2. La revocatoria de finalidades opcionales y de datos sensibles tiene efecto inmediato y no afecta el servicio.
3. Si revoca la autorización para las finalidades necesarias para prestar un servicio, no será posible seguir prestándolo y, cuando exista una cuenta, se cerrará.
4. La supresión no procede mientras exista un deber legal o contractual de conservar el dato (por ejemplo, facturas, contabilidad, prueba de la relación de consumo, reclamaciones en curso o requerimientos de autoridad). En ese caso el dato se bloquea para cualquier otro uso, y cuando la supresión procede, los datos se suprimen o se anonimizan de forma irreversible.

14.4. Prueba de la autorización

Puede pedir copia de la autorización que otorgó. Le entregaremos el texto que aceptó, con la fecha y el canal de la aceptación y, en las plataformas que lo registran, la huella digital del texto y la hora exacta.

15. Seguridad de la información

15.1. El Responsable adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas:

1. Cifrado de las comunicaciones y de los datos almacenados.
2. Control de acceso por cargo y mínimo privilegio en el panel de administración; acceso restringido y registrado a datos sensibles y a la información de habilitación de las profesionales.
3. Archivos privados (documentos y fotografías) en almacenamiento con acceso restringido, nunca en la base de datos.
4. Comunicación entre sistemas internos firmada y verificada (sección 8.4).
5. Registros de aplicación con correos y teléfonos enmascarados y sin claves ni contraseñas.
6. Tokenización de los medios de pago a través de la pasarela.
7. Compromisos de confidencialidad con el personal y contratos con los Encargados.
8. Copias de respaldo y procedimientos de recuperación.

15.2. Ningún sistema es invulnerable. Ante un incidente de seguridad, el Responsable lo contendrá, evaluará su alcance, lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección e informará a los Titulares afectados cuando el incidente represente un riesgo para sus derechos.

16. Deberes del Responsable y Registro Nacional de Bases de Datos

16.1. El Responsable cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y exige a sus Encargados los del artículo 18.

16.2. Cuando los activos totales del Responsable superen 100.000 UVT, sus bases de datos se inscribirán en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC.

17. Cambios a esta política

17.1. Cada versión de esta política se publica con su número y fecha de entrada en vigencia en hoggi.co/legal/privacidad. Las versiones anteriores permanecen disponibles en su propia dirección, con la huella digital del texto, para que siempre pueda saberse qué texto aceptó cada persona.

17.2. Una versión publicada no se modifica. Cualquier cambio se hace publicando una versión nueva.

17.3. Los cambios sustanciales, en especial los que afectan la identificación del Responsable, las finalidades o los destinatarios de los datos, se comunican con al menos diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia, por correo electrónico o mediante un aviso en la plataforma. Cuando el cambio requiere una nueva autorización, la plataforma le pedirá aceptar la nueva versión antes de seguir usándola.

18. Vigencia

18.1. Esta versión 2.0 entra en vigencia el 5 de octubre de 2026 y reemplaza a la versión 1.0.

18.2. Las bases de datos de Hoggi permanecen vigentes mientras subsistan las finalidades que justificaron la recolección y los deberes legales de conservación. En particular:

18.3. Cumplida la finalidad y vencido el término legal, los datos se suprimen o se anonimizan de forma irreversible.

Versión 2.0 · Vigente desde el 5 de octubre de 2026 · Responsable: SOLUCIONES FACILITTY COLOMBIA SAS, NIT 901.252.413-8

Versión vigente y versiones anteriores, con su huella digital: hoggi.co/legal/privacidad · Política general del Responsable: www.agilissa.com.co/politica-de-tratamiento-de-datos